Description du poste

Agent de bureau, Environnement de travail (Montréal)
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Direction:
Direction, Environnement de travail
Nº de référence:
DET-Mtl-F1641005
Type d'emploi:
Permanent
Secteur d'activités:
Soutien administratif
Ville:
Montréal
Nombre d'emplois vacants:
1
Échelle salariale:
29 932 $ à 42 760 $

 

 

Exécuter un ensemble de tâches en lien avec l’environnement de travail en vue de soutenir la clientèle interne et externe et assurer le fonctionnement efficace des activités quotidiennes de la Société.

Responsabilités principales :

Assurer la fonctionnalité, le bon ordre et la propreté des aires de travail à l’usage du personnel, notamment les salles de photocopie. Effectuer le suivi des inventaires et assurer l’approvisionnement des salles de réunions, salles de copies et des autres salles de services communs. Assurer le respect des réservations et des horaires des salles de réunion afin d’assurer la satisfaction des utilisateurs.

Assurer la gestion des services de traiteurs requis pour les diverses réunions en fonction selon l’horaire établi. Assurer le bon fonctionnement des services de courrier et de messagerie quant à la cueillette, au tri ainsi qu’à la distribution diligente de ces documents pour toutes les unités administratives. Assurer la réception des commandes, procéder à leur entreposage aux endroits désignés ou les acheminer aux destinataires.

Répondre à tous les appels relatifs aux arrivées de marchandises via le monte-charge. Maintenir les inventaires de papeterie, d’articles de bureau à des niveaux adéquats. Exécuter des travaux d’entretien légers des locaux et d’appareils ainsi que procéder au déplacement de mobilier et d’équipements lors de déménagements mineurs. Répondre aux demandes transmises par le technicien spécialisé en environnement de travail et s’assurer que toute demande reçue de la clientèle ait obtenu son autorisation.

Selon un horaire mis en place par le Directeur, Environnement de travail, coordonner des travaux de numérisation pour les différentes directions et effectuer le déchiquetage si nécessaire. Vérifier de façon hebdomadaire le contenu des trousses de premiers soins. À l’occasion, effectuer du travail administratif en soutien aux directions d’IQ. Au besoin, informer le Directeur, Environnement de travail de toute irrégularité observé sur les lieux de travail. 

Effectuer le rôle du poste de téléphoniste-réceptionniste et/ou le remplacement lors des périodes de pauses, des dîners et lors de remplacement de longue durée (absence, vacances, imprévus).

Recevoir les appels téléphoniques et les acheminer à leur destinataire. Accueillir avec courtoisie les visiteurs, prêter attention à leurs besoins et informer promptement les personnes concernées. Procéder à la réservation des salles de réunion.

Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications spécifiques requises :

  • Détenir un diplôme de niveau secondaire V;

  • Posséder un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente en lien avec l’emploi;

  • Connaissance de l’anglais parlé;

  • Avoir une connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook). 

Profil général recherché :

Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau et technique et démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :

  • Respecter l’éthique et les valeurs de la Société

  • Être orienté vers le client

  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues

  • Faire preuve d’autonomie

  • Savoir gérer son temps

  • Bonne forme physique

  • Souci du service à la clientèle et du travail bien fait

  • Débrouillardise et esprit d’entraide

  • Discrétion

  • Fiabilité

  • Honnêteté

  • Ponctualité

Conditions de travail particulières :

L’employé peut être appelé à travailler en dehors des heures normales de travail.

Particularités :

Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières: www.investquebec.com.

Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.

N.B. Ce poste fait l’objet d’un affichage interne-externe simultanément.