Description du poste

Adjoint administratif
Emplacement Montréal
Service Affaires juridiques-Corporatif
Type de poste Salarié
Postuler maintenant

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s’associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 65 G$ CA d’actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements :  ivanhoecambridge.com.

 

Service : Affaires juridiques, Corporatif

Type de poste : Salarié

Des défis à la hauteur de vos talents!

Le titulaire du poste devra principalement assister le s directrices principales et les membres de son équipe en leur offrant le soutien administratif nécessaire à leurs activités . Il devra notamment :

  • Voir, en collaboration avec l’équipe du Secrétariat, à l’organisation des réunions du conseil d’administration et de ses comités incluant la logistique des réunions, les convocations, les ordres du jour, la préparation des dossiers de réunions (documents format électronique et papier), les tableaux de suivis, l’assemblage des documents, etc.;
  • Collaborer à la rédaction et voir à la révision des procès-verbaux;
  • Préparer divers documents incluant des présentations Power Point, des sommaires exécutifs, des politiques, des rapports de litige, des lettres, des notes de service, etc.;
  • Assurer le soutien administratif requis incluant l’organisation des réunions internes et les sessions de formation;
  • Maintenir le répertoire électronique des dossiers à jour;
  • Assurer la gestion des feuilles de temps des membres de l’équipe, organiser les déplacements, suivre des dossiers de formation continue du Barreau, préparer des comptes de dépenses et en assurer le traitement, effectuer le classement électronique de la documentation, etc.;
  • Contrôler la qualité (orthographe, présentation, etc.) des documents produits, en accord avec les procédures et standards en vigueur;
  • Codifier les factures soumises par les fournisseurs, les numériser et les traiter pour paiement via P2P;
  • Assurer le remplacement de la Coordonnatrice, Secrétariat corporatif lorsque requis;
  • Assurer les liaisons avec les membres du service et des autres services et unités d’affaires, au besoin;
  • Effectuer toute autre tâche confiée par son supérieur immédiat ou requise dans le cadre de ses fonctions.

 

Connaissances et aptitudes requises
  • DEC en secrétariat ou technique en bureautique;
  • 8 à 10 ans d’expérience en secrétariat;
  • Expérience dans le domaine juridique (un atout);
  • Excellent français et anglais parlé et écrit, habileté en rédaction;
  • Maitrise de la suite Ms Office (Word et Excel) ainsi que Office 365;
  • Expérience avec l’outil « Diligent Boardbook » (un atout);
  • Bonne gestion des priorités, sens de l’organisation, initiative, rigueur et minutie;
  • Compétences en relations interpersonnelles, entregent et esprit d’équipe;
  • Capacité de travailler sous pression avec des échéanciers serrés.

 

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

 

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.